Mít vše hotovo – Getting things done by David Allen

Kniha s podtitulem Jak zvládnout práci i život a cítit se při tom dobře patří mezi světové bestsellery v oboru organizace práce a času. Autor má velké úspěchy v praxi při pořádání seminářů a napsal o tom tuto knihu. Spousta lidí ji vychvaluje, tak jsem využil možnosti jejího vypůjčení a začetl se do ní. Co v knize najdete? Čtěte dále.

Mít vše hotovo

Kniha si bere za cíl, pomoci především lidem, kteří často říkají „promiň, nestíhám“. Pokud mezi ně patříte i vy, tak vás jistě bude zajímat o čem kniha je. Autor je zkušený kouč a s jeho pomocí se k lepším výsledkům dobere každý. David Allen je autorem metody Getting Things Done (GTD), v češtině Mít vše hotovo jak je také uvedeno v názvu knihy. Naučte se důležité pravidlo: „…udělej to, deleguj to, odlož to nebo to zahoď…“

Kniha se netýká jen organizace času, ale především řešení problémů, které vás nepotkávají jen v práci, ale také v běžném každodenním životě. Naučte se plánovat a naplánované uvést do pohybu, překonat a odstranit neustálý pocit zmatku a zahlcení prací a povinností. Uspořádejte si své věci v aktovce, ve skříni, na stole i v archivu a mějte dobrý pocit i z toho, co právě neděláte.

Část první: Mít vše hotovo

Začátek knihy vás provází tím, jak si do svého podvědomí uložit základních 5 kroků k dokonalému ovládnutí práce a následně přestaví, ukáže a podrobně popíše princip, výhody a fungování 5 fází projektového plánování. Spokojenost jeho klientů, kterým radí, jak lépe zorganizovat věci kolem sebe, platnost a funkčnost těchto principů a jeho rad potvrdila, sám autor se při svých seminářích zaměřuje právě na to, jak plánovat a jak naplánované zrealizovat.

5 kroků k dokonalému ovládnutí práce

Začněme tím, že si začnete uvědomovat, jak řešíte jednoduché a běžné problémy, jak pracujete s informacemi kolem sebe. 1. informace sbíráme, automaticky je v podvědomí zpracujeme jejich význam, co je potřeba provést a zároveň uspořádáme možné výsledky. Výsledky hodnotíme a na základě toho se rozhodneme, co můžeme a nemůžeme v tuto chvíli provést.

Všechny vstupní informace procházejí naší, jak ji autor nazývá, vstupní schránkou. Zde se rozhodneme, zda je věc či projekt zrealizovatelný či nikoli. Pokud není, je třeba ji zahodit, případně uložit na později. Pokud ano, musíme si ujasnit jaký bude další krok. Právě v tom spočívá princip efektivního plánování. Musíme si ujasňovat následující kroky, neboť pouze tak se bude projekt hýbat. Následuje zajímavá myšlenka, že pokud cokoli zabere méně jak 2 minuty, tak to udělejte hned, v opačném případě to odložíme či delegujeme na správnou osobu.

Následuje část o tom, jak si zapisovat seznam úkolů, jak takový seznam vypadat nemá, co patří a nepatří do kalendáře a diáře. Kdy jakou činnost provést na základě možností času a věcí (jste ve vlaku, doma, máte 15 min ve městě apod.) a hlavně jak a kdy provedené zhodnotit.

5 fází projektového plánování

Vždy začínáme projekt definováním cílů a zásad, tedy si vytvoříme jasnou představu o výsledcích. Jak se k cíli dobrat, co všechno je potřeba? K tomu nám pomůže notoricky známý brainstorming, neboli vytvoření seznamu všeho, co nás napadne. Myšlenky musíme uspořádat a zorganizovat, pomoci nám může např. myšlenková mapa, neboť jedině tak si ujasníme vztahy a vazby mezi jednotlivými myšlenkami, což nám pomůže určit seznam kroků, které je nutno podniknout pro úspěšnou realizaci projektu.

Při plánování i realizaci je dobré mít v hlavě zodpovězenou otázku „Proč?“, neboť nám to dává motivaci a ujasňuje představy. Ujasněte si a dodržujte zásady, stanovují jasná pravidla a meze. Představa výsledku nás žene kupředu a vybavují se nám další detaily, které do projektu zahrnujeme. Bez představy o výsledku se nikdy nemůžeme dobrat k opravdové realizaci. Ještě bych opět zdůraznil myšlenku vidiny dalšího kroku, který je nutný podniknout. Nevíte-li o něm, je nutno jen naplánovat Bez kroků není cíl.

Část 2: Produktivita bez stresu v praxi

V první části jsme se seznámili se zásadami metody GTD a nyní se naučíme je aplikovat v praxi. Začneme vytvořením pracovního prostoru a přípravou pomůcek. Jedná se především o ty kancelářské – desky, složky, lístečky, sešívačka, atd. Autor doporučuje štítkovač, tedy stroj na popisování samolepících lístečků. Mějte jej vždy při ruce!

Pracovní prostor musíme mít dostatečně velký, místem nesmíte šetřit ani doma ani v kanceláři. Zároveň si musíte nábytek uspořádat tak, abyste měli věci po ruce, aby nebylo nutné kvůli každému papíru vstávat ze židle. Zorganizujte si kartotéku, omezte používání závěsných systémů (zajímavá myšlenka, často se s nimi rozčiluji, někdy jsou však nedocenitelné). Máme vše připraveno, jdeme na sběr a shromáždění našich záležitostí.

Shromáždění „záležitostí“

Sběr záležitostí zahrnuje sesbírání okolních dokumentů, věcí a fyzických objektů, které nejsou na svém místě. Ovšem pozor, nespleťte si to s úklidem. Věci sbíráme do vstupní schránky, což může být např. krabice. Princip vstupní schránky byl zmíněn a představen v kapitole 1, kdy je cílem dostat z hlavy všechny problémy, na které se musíme soustředit, vyčistíme si tak hlavu a cílem je stav „mysl jako voda“, kterého dosáhneme, pokud se dokážeme plně soustředit na danou činnost a ne na další problémy. Pokud tedy posbíráme záležitosti k vyřízení v našem okolí do vstupní schránky, napíšeme na listy papíru také záležitosti z naší mysli. Třídit se bude později, našim současným cílem je sběr. Máte nasbíráno? Sepsali jste vše, na co myslíte? Tak to je dobře, neboť nyní budeme vyprazdňovat schránku.

Zpracování – třídění

Větší obrázek GTD schématu

. Třídění probíhá principem stanovení dalšího kroku, který má podobu fyzické aktivity – archivace, delegování, zvednutí telefonu, napsání poznámky a založení do složky odloženo. Spoustu záležitostí vyřídíte během klíčové hranice 2 minut a nadále je věc hotova. To nejde vždy, někdy k určení dalšího kroku potřebujeme např. další informace, či je problematické se rozhodnout. V žádném případě nesmíme danou věc vrátit zpět do vstupní schránky! Nezapomínejte na to, že vždy existuje konkrétní krok, který můžete provést – např. někoho se zeptat o radu a pak již víte. Pokud jste napsali e-mail a čekáte na odpověď, uložte si podklady do svého organizačního systému ke zpracování později. Ovšem pozor, musíte mít jasně definováno, na kdy, na co čekáte, či jaká krok je nutný předem. (Na odeslání faktury ji musíte vytisknout, před vytištěním vystavit...). Při třídění neexistují priority, každá položka čeká na určitý krok. Principem třídění je právě stanovení dalšího kroku, příp. pokud trvá méně jak 2min, tak jeho provedení. Abyste na záležitosti, které mají více kroků nezapomínali, zařadíme je do projektů – to je opět seznam bez priorit, pouze nám umožňuje nahlédnou do nedokončených činností či problémů.

Organizace – vhodné nastavení schránek

Hlavní myšlenkou, která se táhne touto kapitolou je rozdíl mezi kartékou či archivem a zdrojem pro připomínky a seznam dalších kroků, které je nutno podniknout v projektu. Adresáře a pořadače na vizitky musí mít jediný účel – místo pro kontakty, nikoli pro připomenutí! Diář lze velice dobře použít také na připomenutí určitých událostí, či když se chcete k něčemu vrátit po určité době, kdy jste se mohli rozmyslet, či naopak čekáte na volnější období – chcete si koupit nové kolo, tak si připomínku napíšete na jaro. K takovýmto účelům lze také výborně využít termínový pořadač. Jeho výhodou je možnost mít fyzické materiály v daný den po ruce – smlouva, vytištěný e-mail, poznámky…

Oři organizaci myšlenek a vyprazďnování hlavy na papír narazíte na položky, které nevíte, jak se k nim časově postavit – jedná se o nejčastěji dlouhodobé či časově nespecifikované cíle typu: naučit se rychle číst, podívat se na Karlštejn, východ slunce na Sněžce apod. Zařaďte si je do seznamu „někdy/možná“. Nebojte se toho, někdy se k těmto položkám dostanete náhodou, jde však především o to, vyčistit si hlavu a podobné touhy si uchovat na bezpečném místě.

Posledním bodem v organizaci jsou kontrolní seznamy. K čemu slouží je asi jasné – pro kontrolu oblastí, které jsou pro vás důležité. Seznamy mohou být dočasné – jako např. při změně práce, kde si potřebujete několik měsíců dávat na určité věci pozor, abyste si je zažili. Dlouhodobé seznamy slouží k ujasnění si vašich cílů, priorit a ke zdokonalování vaší osobnosti. Není na škodu mít kontrolní seznam pro určitou událost, která se tu a tam opakuje – konference, výlet, nový klient atd.

Hodnocení – jak udržet funkční systém

Začněme nejdříve kontrolou. Pro udržování systému organizace práce v efektivní podobě, musíme systém neustále obměňovat, mazat staré a zařízené záležitost, přidávat nové. Jestliže se chystáme něco udělat (jít na nákup), je dobré seznam zkontrolovat, zda čas strávený ve městě mohu využít efektivněji – zajdu také na úřad, kam jsem měl v plánu jít až za týden, ale teď mám cestu okolo. Klíčem k efektivitě je využití diáře.

Protože většina lidí je zavalena prací, nápady a myšlenkami na spoustu aktivit, je přirozené, že si bereme na svá bedra další a další povinnosti a nestíháme. Chceme-li se stát efektivnějšími a spokojenějšími, musíme se naučit některé věci odmítat a hlavně se soustředit na to podstatné. K tomu slouží pravidelná kontrola a hodnocení. David Allen doporučuje na základě svých zkušeností hodnocení s týdenní pravidelností. Projděte všech 5 fází řízení – sbírání, zpracování, zorganizování a zhodnocení (5. krok je provedení). Vyčleňte si jednou týdně dostatek času na uspořádání dalšího směřování, uklizení stolu a zpracování poznámek za minulý týden. Nezapomeňte se také jednou za čas podívat na své cíle a práci z vyššího nadhledu, kdy je třeba si ujasnit směr, jakým se chcete ubírat ne do takových podrobností. Vezmu-li si slova autora, podívejte se na svůj životní styl z vyšší letové hladiny.

Jak se nejlépe rozhodovat o tom, co dělat

Rozhodování obecně je složitá a často velmi obtížná věc. Kromě potřebných informací, může pomoci také „model 4 kritérií“ (kontext, čas, energie, priorita), dle typů aktivit (učená práce, práce která se objevila, definujete práci), „šestiúrovňový model hodnocení“ (více kapitola 2). Máte-li seznam kroků dobře uspořádán, pak máte vždy co dělat a dokážete efektivně využít svůj čas, i když nejste v psychicky zrovna dobré kondici. Existuje mnoho úkolů okolo vás, které nepotřebují velké soustředění či fyzickou energii a přesto je potřeba je udělat (zalít květiny, ořezat tužku...).

Velmi obtížené je stanovení priorit, pokud máte nějaké úkoly naplánované a najednou se objeví některé další. Jak správně určit prioritu jednotlivých úkolů? Mám odpovědět na e-mail šéfovi až poté, co zavolám tomuhle podřízenému a připravím podklady na schůzi, nebo to mám udělat jinak? Máme tendenci zabývat se nově vzniklými záležitostmi a ty naplánované nechat na hromádce, odkud nikam neutečnou. Ne vždy je to ale to nejlepší.

Při stanovování priorit je velice důležité mít jasno ve svém směřování a ve svých cílech. K nim je ale lepší se dobrat až poté, co zvládnete mít pod kontrolou drobnosti okolo vás, neboť právě maličkosti jsou stavebním kamenem pro velké věci. Jestliže nemáte pevné základy, pak se vám i život sesype a vede to spíše k frustraci nežli ke spokojenosti. Je potřeba se podívat na své cíle z větší vzdálenosti a třeba vás při tom napadnou i další myšlenky, které chcete realizovat.

Jak získat kontrolu nad projekty

V předchozích kapitolách již bylo řečeno vše o tom, jak si vyčistit hlavu, zavést funkční systém na další kroky, seznamy projektů a další záležitosti. Nyní, když máme vše připraveno a jsme si jisti, co kde najdeme, můžeme se vrhnout na dále. Jestliže nad našimi projekt chceme mít plnou kontrolu je potřeba si připomenout, jak je důležité sbírání podnětů. Ať už děláte cokoli, na něco jiného si vzpomenete, dostanete nápad či geniální myšlenku. Je potřeba si to vše zaznamenat a umět s tím pracovat. Mějte tedy vždy po ruce svůj zápisník/PDA a vše si poznamenejte. Zkuste metodu, kdy „nápad následuje formu“. O co jde? Každý z nás má své místečko, kde jej nejčastěji napadají myšlenky. Mnoho z nás k lepšímu přemýšlení může vést používání věcí okolo nás – jestliže si veškeré své myšlenky zapisujeme, můžeme upustit uzdu fantazii, neboť vše co nás napadne si můžeme zaznamenat a právě proces zaznamenávání, tedy používání oblíbeného pera, softwaru, tabule nám může pomoci vymyslet více.

Síla klíčových principů

Poslední část knihy se obrací trochu jiným směrem. Chce vám ukázat, jak je důležité vše, co bylo v knize řečeno, brát vážně a pokud to se svou organizací práce a času myslíte opravdu seriózně, tak potom je nezbytné striktně dodržovat zásady. Začneme s předsevzetím a pocity z nich. Málokdo svá předsevzetí opravdu plní a protože je neplníme, máme špatný pocit, kterého se jen špatně zbavujeme. Lepší je předsevzetí si nebrat, nebo je přehodnocovat. Tím, že si úkoly zapíšete, nebudete je muset nosit stále v hlavně a tak se špatný pocit z neplnění nedostaví, neboť to máte na seznamu mezi ostatními záležitostmi.

Síla návyků při sbírání informací

Právě sepisování si všeho je důležité pro očištění vaší mysli a zbavení se nutnosti myslet na spoustu věcí okolo. Je potřeba zachytit úplně všechno, abyste byli schopni přemýšlet „o věcech“ a nikoli myslet „na věci“. Jedině pak se stanete opravdu schopnými a efektivními ve své produktivitě. Nebudete totiž nuceni ze zaobírat tím, že je něco potřeba udělat, ale budete mít možnost se soustředit na tu jedinou věc a její podstatu. Nejdůležitější na návyku sbírat informace je především to, že se vám pak nestane, že něco co jste někomu slíbili, zapomenete. Zároveň předsevzetí, které jste si dali, nemůžete přehodnotit, pokud jste na něj zapomněli.

Síla rozhodování o dalších krocích

Pevné určení toho, co bude následovat, co je nutné provést pro posun vpřed je základem úspěchu. Jde o odpověď na jednoduchou otázku u každého projektu: „Jaký je další krok?“ Tím se zbavíme nejistoty, že nevíme, jak začít. Právě určení následujícího kroku nás posune vpřed, po jeho vykonání určíme krok další atd. až je celá záležitost hotova. Seznam kroků na rozdíl od seznamu záležitostí nám zvedá produktivitu a ochotu něco dělat. Máme-li pouze seznam bez dalších kroků, nevíme co právě můžeme udělat a tak vše odložíme. Metoda „mít vše hotovo“ je založena právě na principu určení dalšího kroku. Budete-li toto pravidlo dodržovat, budete mít vždy jasno, co je potřeba udělat a zbavíte se pocitu nejistoty, který nás jen a jen oslabuje.

Síla soustředění na výsledek

Dostali jsme se do poslední kapitoly, která má přenést naši pozornost na cíl. Je potřeba mít vizi a představu o tom, kam chceme dojít ještě předtím, nežli vyjdeme. Máme-li v hlavě či na papíře jasnou podobnu výsledku, tedy co znamená, že je dosaženo hotového projektu, cítíme se nejen lépe na klikaté cestě za splněním úkolu, ale především když jsme v cíli, neboť náš cíl je jasně a přesně definován, není to jen mlhavá představa, která nemá hranice a tak stále jen tápeme.

Závěrem

Rád bych na tomto místě podotkl, že ačkoli se vám může zdát knížka o metodě GTD úžasná a všespasitelná, věřte, že stejně jako další myšlenky a teorie o organizaci času a práce je nutné brát i metodu GTD s nadhledem a vzít si z ní především další pohled na věc. Na internetu můžete naleznout jak pochvalné, tak i protichůdné stránky a názory na tuto publikaci. Náhodně jsem vybral z jednoho blogu Proč top manažeři nečtou GTD (anglicky).

Budu rád, pokud se podělíte o své názory, odkazy na software pro organizaci času, úkolníky atd., stejně jako doporučení na další podobnou literaturu.

Obsah knihy Mít vše hotovo

• Část 1: Mít vše hotovo
• Kapitola 1 Nová praxe pro novou realitu
• Kapitola 2 Jak mít živost pod kontrolou: Pět kroků k dokonalému ovládnutí práce
• Kapitola 3 Tvůrčí řešení projektů: Pět fází projektového plánování
• Část 2: Produktivita bez stresu v praxi
• Kapitola 4 Začínáme: Příprava času, prostoru a pomůcek
• Kapitola 5 Sbírání: Shromáždění vašich „záležitostí“
• Kapitola 6 Zpracování: Jak vyprázdnit schránku
• Kapitola 7 Organizace: Nastavení vhodných schránek
• Kapitola 8 Hodnocení: Jak udržet systém funkční
• Kapitola 9 Co dělat: Jak co nejlépe rozhodovat o tom, co dělat
• Kapitola 10 Jak získat kontrolu nad projekty
• Část 3: Síla klíčových principů
• Kapitola 11 Síla návyků při sbírání informací
• Kapitola 12 Síla rozhodování o dalších krocích
• Kapitola 13 Síla soustředění na výsledek

Info o knize a odkazy

Kniha byla vydána nakladatelstvím Jan Mevil publishing v roce 2008. Obsahuje 256 stran včetně obsahu a rejstříku. Cena je něco málo přes 200Kč. Více o metodě GTD najdete také na webu www.mitvsehotovo.cz, oficiálním www.davidco.com či wikipedii.

Obrázky také z :ivillage.com