Time management jak hospodařit s časem – John Caunt

Další publikací, kterou zde hodlám krátce recenzovat je opět tématiky osobního plánování a organizace času. Nejedná se asi o moc známou publikaci, ovšem přišla mi v knihovně pod ruku a zaujala mne.

Time managemet je v hitem poslední doby. Každý manažer chce být efektivnější a výkonnější a tak potřebuje lépe zorganizovat svůj čas. Nebudeme si dělat iluze, každému nějaká rada pomůže – někomu více, někomu méně. Na trhu se tedy objevilo velké množství publikací zabývající se tímto tématem, jednou z nich je knížka od Johna Caunta. Body charakterizující knížku by měly být: odstranění zmatků, osobní sebeorganizace a management informací. „Plně zrevidovaná a aktualizovaná kniha Time management vám pomůže rozvinout schopnost efektivní organizace a výrazně zlepší vaše pracovní návyky. Nejen že vám spolehlivě poradí, jak si stanovit cíle, určit priority a jak hospodařit s časem… Využití podnětných rad v publikaci Time Management vám přinese méně stresu a vyčerpání a více času na rodinu, přátele a koníčky.“

Musíte vědět, kam míříte

Kapitola 1 přináší základní pohled na organizaci práce, tedy že je nutné se soustředit na úkoly, jak si stanovovat cíle a jak je hodnotit. Jinými slovy ujasnit si rozdíl mezi důležitostí a časovou naléhavostí daného úkolu. 10 Stránek vám klade otázky, které si musíte sami za sebe odpovědět, podívat se do svého nitra a uvědomit si, kde jsou překážky, které vás brzí a omezují, tedy kde je prostor, jak na sobě zapracovat, chyby potlačit či úplně odstranit a být tak spokojenější, neboť přeci dobře odvedená práce je zárukou vnitřního upokojení.

Zorganizujte si čas

Druhá kapitola již sleduje time management, tedy organizaci času. Začíná se od píky, tedy od současné situace, kdy si musíte uvědomit, jak svůj čas využíváte, sledovat jej a poté si ujasnit, co vám drahocenný čas nejvíce ubírá, co můžete delegovat a jak s časem lépe hospodařit. Součástí organizace času je samozřejmě také plánování a plnění termínů. Tedy téma jak se zbavit odkládání. Málokdo stíhá svou práci včas a tak dochází k neustálému odkládání a přesouvání úkolů. Jak se vše kupí a nabaluje, tak je odkládání čím dál větší až to dospěje do stádia kdy nestíháte vůbec nic. Tomu je potřeba předejít a plánovat realisticky a tak, aby se i v případě komplikací daný projekt stihl ve stanovené době. Dobře odhadnout trvání dílčích kroků chce praxi a cit. Naučte se to! Plánujte a kontrolujte.

Pochopte svůj způsob práce

Další kapitola již popisuje jak se rozhodovat a jak organizovat svůj čas. Nejprve si musíte uvědomit, jak s časem nakládáte, kdy máte nejvíce energie a zda energii na práci využíváte efektivně, či naopak. Plánování času spočívá a porozumění svých fyzických i duševních procesů, tedy v jakou část dne máte jaké nálady a jak moc síly něco dělat. Podle toho také musíte rozmístit úkoly, ty méně důležité, pravidelné zautomatizovat, aby jste nad nimi nemuseli moc přemýšlet. Dostáváme se tak k pravidelnému cvičení, kdy získáváte určité návyky a důležitou sílu zvyku.

Dalším nutným krokem je rozhodování a jeho ovládání. Umění, jak se správně rozhodovat je klíčem v dalším postupu. Přijímání rozhodnutí není vůbec jednoduché, někdo se to nenaučí za celý svůj život, nicméně můžete postupným cvičením a dodržováním určitých pravidel rozhodování pro sebe ulehčit a hlavně zefektivnit. Naučte se hlavně rozhodnutí neoddalovat, ovšem vždy dobře promyslet klady a zápory, získat dostatek informací a nakonec také zdůvodnit a navrhnout další plán po rozhodnutí, tedy jaké kroky musejí následovat.

Papírujte efektivně

Papíry všude kolem, to je pozůstatek všudypřítomných vysokokapacitních kopírek. Kolem nás roste velké množství letáků, informačních prospektů a dalších tiskovin. Cílem další kapitoly je přimět čtenáře k zamyšlení, jak s příchozími informacemi nakládá a jak to změnit. Informace můžeme třídit do 5 skupin pozitivních akcí: zničení, přesměrování, zpracování, uložení a určení budoucí akce. Je tedy nutné určité materiály vyřazovat a hlavně nezatěžovat ostatní zbytečnostmi. Pro analýzu je nutná schopnost rychlého čtení. Tipy a triky, jak zrychlit čtení a jak cvičit paměť obsahuje poslední část kapitoly.

Zorganizujte si způsob práce s ostatními

Teamová práce dnes patří k modernímu způsobu řešení projektů. S kolegy musíme komunikovat a součástí jsou také schůze, které ne vždy jsou dobře organizovány, spolupracovníci dobře připraveni a vše jde jak po másle. Jak správně organizovat schůze, jak se na schůze připravovat, jak jednat s kolegy a navzájem si vycházet vstříc a spolupracovat, tak přesně to jsou témata pro další kapitolu. Není možné mít s každým dobré vztahy, nicméně zásadou pro chování ke kolegům je stejná jako poučka, kterou se učí malé děti. Chovejte se k nim tak, jak chcete, aby se oni chovali k vám. Jestliže nechcete být rušeni, dejte to najevo např. tabulkou na stole a podobný zvyk můžete rozšířit i mezi kolegy. Přispěje to k větší produktivitě a větší spokojenosti všech. To byl jedna z ukázek efektivního time managementu.

Zorganizujte si pracovní prostředí

Další kapitola nás přenese do vaší kanceláře a k pracovnímu stolu. Začínáme uspořádáním nábytku tak, aby co nejvíce vyhovoval požadavkům na funkčnost, ale zároveň jste měli vše potřebné rychle po ruce, abyste se zbytečně nezatěžovali a nerozptylovali hledáním a vstáváním. Důležitá je také ergonomie, tedy pohodlnost a funkčnost, která zároveň podporuje dobré zdraví. Nastavte si především správně židli, klávesnici a monitor. Když máme správně uspořádaný nábytek, zbavte se hromady na pracovním stole a nepotřebných věcí v zásuvkách a na policích. Udržujte také pořádek na počítači, který bývá často opomíjen, neboť jak máte moc zbytečností na disku není na první pohled nikde vidět. K efektivní práci a k lepšímu hospodaření s časem však pořádek a organizace dokumentů na počítači neodlučně patří.

Zorganizujte si kartotéku

Archiv dokumentů a informací v papírové podobě sice dnes již trochu upadá, na druhou stranu díky stále větší byrokracii musíme držet papírů ještě více. Jak správně vytvořit a udržovat takovou kartotéku, tak to je přesně tématem další kapitoly naší knihy time managementu. Pozornost je věnována také softwaru pro kartotéky a jak si správně vytvořit databázi na počítači a co je hlavní zálohovat. Zálohování cenných dat může zachránit mnoho stovek hodin práce.

Využijte služeb technologií

Další kapitola týkající se time managementu je zaměřena na používání počítače a softwaru. Komplexní podání celého tématu zahrnuje základní informace o tom, kdy má smysl daný software pořídit, kdy naopak hledejte jiné řešení. Jaké možnosti dnešní programy nabízejí, co všechno dokáží a na co se zaměřit při práci a jak ušetřit čas. Co je ale důležité, je zde upozorněno také na fakt, že informační technologie s sebou přinesly především obrovské množství dostupných informací a vybrat ty správné není jednoduché a hlavně s tím trávíme spoustu času. Proto je zde také několik stánek o vyhledávání a na co se zaměřit, jestliže zjišťujeme kvalitu textu či stránky, kterou jsme nalezli.

Zorganizujte si práci doma a mimo kancelář

Předposlední kapitola se zabývá organizací času pro ty, kteří pracují doma. Počet takových osob neustále roste a často i ti, kteří běžně pracují v kanceláři něco dělají doma. Klíčovým bodem je rozdělení času na práci a na volný čas. Je nutné toto dodržovat, v opačném případě to vede pouze k poklesu výkonnosti, neboť stále něco přesouváte, něco vás vyrušuje a to je to nejhorší na pracovní morálku. Při práci doma nezapomínejte na pracovní prostředí, upravte si pracovnu tak, jako by to byla vaše kancelář, nebojte se zainvestovat do vhodnějšího nábytku a vybavení.

Pracovní cesty jsou rovněž mezerou v práci v kanceláři, tedy před odjezdem se spěchá a po návratu zase čeká hromada práce. Myslete na to a vždy si rezervujte čas na takovéto aktivity.

Držte se dobré práce

Závěreční kapitola se věnuje tomu, jak si vytvořit plán na změnu, kterou jste udělali během četby knihy, jak se hodnotit. Je jasné, že jako si každý rok bereme předsevzetí, které vzápětí neplníme či zmírníme, musíme si uvědomit, že kroky můžeme udělat nejlépe pomocí malých a jistých krůčků. Začnete postupně, abyste jasně viděli výsledky změny, vytvořili si návyky a tím získali i lepší vnitřní pocit. Nebojte se změn a mějte na mysli: To zvládnu!

Organizace času – základ úspěchu

Pročetl jsem celou knihu, jako student ještě neřeším pracovní povinnosti či časový stres. Není problém tedy vše odsunout a věnovat čas pouze studiu. Nicméně i to je práce a dobré prostředí pro studium přináší lepší pocit. Doufám, že jsem těm, kteří se zamýšlí nad změnou a jsou si vědomi toho, že někde je potřeba udělat změnu, přinesl pohled na celou knihu, která stojí za to si přečíst. Zároveň máte vodítko, jak můžete začít sami, bez nějakého návodu či manuálu. Jak jsem již několikrát zdůraznil, základem je návyk, který přinese úsporu času a hlavně budete lépe a rychleji zvládat nepříjemné úkoly.

Nějaké další informace o knize naleznete na stánkách vydavatelství Cpress.