Organizace času – kalendáře, diáře a úkolníky

Důležitou pomůckou při plánování a organizaci času jsou kalendáře a diáře. Důvod je jasný - není možné si všechno pamatovat a čím méně času máte, tím více toho nestíháte. Je tedy důležité přesně vědet co kdy a kde. Já jsem zatím používám papírovou verzi, často bych ale ocenil něco elektronického. Cenné rady můžete čerpat z mých zkušeností.

Organizace času – kalendáře

Bude tomu rok, co jsem začal psát článek o organizaci času a využití diářů. Pak jsem jej kamsi založil a po dlouhém roce opět našel a dopsal.

Papír nebo elektornika

Jak jsem již v úvodu naznačil, možností zapisování naplánovaných schůzek a akcí je několik. Mezi nejjednodušší patří papírová verze diáře. Osobně toto preferuji, je to pro mne nejrychlejší a velice přehledné.

Další možností jsou elektronické diáře, které však v dnešní době PDA, Smartphone a propracovaných mobilních telefonů ztrácí na významu. Takovéto zařízení na obrovkou výhodu v tom, že máte vše elektornicky, téměř neomezený prostor pro poznámky, zařízení je malé a máte jej stále u sebe. Pro každou událost je možné si nechat nastavit upozornění či připomínku, takže na nic nezapomenete.

Propojenost a synchronizace

Čím více však pracuji s počítači a internetem, tím více je také záležitostí, které s dannou činností souvisí a tahat kvůli každé drobnosti diář či mobil není úplně praktické a navíc vyřízení daného úkolu je spjato s prací na počítači. Ocenil bych tedy nějaký elektronický diář, ke kterému bych měl dobrý přístup ať jsem kdekoli a zároveň aby byla určitá možnost synchronizace např. s mobilem, abych na něco nezapomněl když nemám po ruce oboje. V součané době mám pouze mob. telefon Sony Ericsson K750i, takže nějaká prokročilejší synchronizace bude trochu obtížnější. Plánuji ovšem v blízké době nákup smartphone s Windows Mobile, kde již kalendář je a uvidíme, jak vymyslím propojení.

Mezi další problémy patří fakt, že nepoužívám pouze jeden počítač, ale několik. Tím mám další zdroj záznamů do diáře, nicméně další zařízení, které potřebuji s dalšími propojit a mít možnost snadné a jednoduché synchronizace.

Kalendář na internetu

Mít kalendář na počítači je dobré, nicméně pokud chci mít diář snadno přístupný, musím mít s sebou také vždy počítač. Možností, jak tento problém vřešit je mít kalendář na počítači. Nemá to samozřejmě jen své výhody, mezi nevýhody patří např. bezpečnost. Těžko však říci, co je na internetu dneska bezpečné a pokud ve velké míře používáte free-emaily pro veškerou komunikaci, tak takovouto drobnost nemá smysl řešit. Jednou ze služeb je Google Calendar, tedy on-line diář, který díky své otevřenosti lze snadno propojit s několika aplikacemi čímž se vlastně dostáváme k výbornému řešení. Otázkou tedy nyní je, jaký software používat, neboť přidávání a práce se záznamy v diáři přes webový prohlížeč není moc příjemná a také je dobré míti diář k dispozici off-line. Tedy lépe řečeno, je to nutnost. Google tak přišel s doplňky do prohlížeče (Google Gears>, které již umožní mít v PC verzi svého kalendáře off-line.

Softwarové kalendáře a diáře

Mezi nejvíce používané softwarové plánovače času patří bezesporu Microsoft Outlook ze sady Microsoft Office Professional 2003 či 2007. Outlook je určen totiž nejen na práci s e-maily, ale také na plánování schůzek a organizaci času. Většinu pozvánek totiž v dnešní době dostaneme e-mailem a Outlook nabízí výborné propojení. Výborná je také možnost poslat někomu připomínku či společné plánování v týmu pomocí vzdálené synchronizace. Možností máme tedy spoustu, ne všechny každý z nás potřebuje a je ochoten za ně také zaplatit nemalé peníze. Nemám rád pirátský software a tak raději sáhnu po open-source nebo volně šiřitelném řešení, tedy freeware aplikaci.

Mezi konkurenty softwareového gigantu Microsoft patří mimo jiné také Mozilla, která v oblasti kalendářů a diářů vyvíjí produkt SunBird. Jedná se o freeware, který umožňuje vytvoření vlastních kalenářů jejich import a export. Můžete si tedy třeba stáhnout svátky z Německa či kdy kdo u nás slaví svátek.

Je velice praktické mít svůj diář a naplánované úkoly rychle přístupné, ještě lepší stále na očích. Do popularity se tedy dostávají aplikace zobrazující informace přímo na vaší ploše, ovšem to mi přijde na druhou stranu až trochu zbytečné, neboť obrázek na ploše vídám akorát při startu a vypnutí počítače.